Cases
Systemen die draaien
Wat we gebouwd hebben en wat het opleverde. We beschrijven het op procesniveau: wat er verbeterde en waarom. Over de opbouw en techniek van een klantomgeving zijn we bewust kort; dat hoort in een gesprek, niet op een openbare pagina.
Arbeidspool · personeelsdiensten in de bouw
Een werkgeversportaal bovenop de centrale administratie
Contracten, urenstaten en documenten per werkgever liepen via mail en losse bestanden. Nu staat alles in één systeem en logt elke werkgever in op zijn eigen portaal.
Eén plek voor alle werkgeversdossiers Eigen portaal in plaats van licenties per gebruiker Zelfbediening voor documenten en overzichten
Lees de caseIn gebruikAirmeister
Afspraken en administratie aan elkaar geknoopt
Elke afspraak betekende extra werk: overzetten, controleren en later terugzoeken. Nu landt een geboekte afspraak direct op de juiste plek en volgt de administratie vanzelf.
Geen overtikwerk tussen agenda en administratie Direct actueel in plaats van bijwerken achteraf
Lees de caseStap voor stap
Van losse eindjes naar één systeem
Scroll door twee trajecten. Links zie je wat er met de gegevens gebeurt.
- Eén plek voor alle werkgeversdossiers
- Eigen portaal in plaats van licenties per gebruiker
- Zelfbediening voor documenten en overzichten
- 1 · De situatie
Arbeidspool regelt personeel en administratie voor onderaannemers in de bouw en afbouw: contracten, urenstaten, documenten en verplichtingen die per werkgever, per medewerker en per land verschillen. Alles liep via mail en losse bestanden.
- 2 · Wat we bouwden
De hele administratie in één centraal systeem, met een eigen werkgeversportaal erbovenop. Elke werkgever logt in op zijn eigen omgeving en ziet zijn mensen, documenten en lopende zaken.
- 3 · Wat het opleverde
Vragen als “heb je dat document nog?” of “hoe staat het met de uren van vorige week?” beantwoordt het portaal nu zelf. Het team besteedt zijn tijd aan uitzonderingen in plaats van aan opzoeken en doorsturen.
- Geen overtikwerk tussen agenda en administratie
- Direct actueel in plaats van bijwerken achteraf
- 1 · De situatie
Het inplannen van afspraken en het bijwerken van de administratie liepen langs elkaar heen. Elke afspraak betekende extra werk: overzetten, controleren en later terugzoeken.
- 2 · Wat we bouwden
Het afsprakenproces is gekoppeld aan de administratie. Een geboekte afspraak landt direct op de juiste plek en de administratieve afhandeling komt er automatisch achteraan.
- 3 · Wat het opleverde
Wat overbleef, is het werk dat er echt toe doet. De administratie is altijd bij, zonder dat iemand aan het eind van de week hoeft bij te werken.
Waar het meestal begint
Van een verouderd CRM naar een systeem dat meewerkt
Bijna elk traject begint hetzelfde: een CRM dat ooit paste, met Excel, Word en appjes eromheen. Zet de schakelaar om en zie wat er verandert.
Verouderd CRM
- Het CRM kent je proces nietDus staan planning, uren en offertes in Excel, Word en appjes ernaast.
- Gegevens worden overgetyptVan mail naar CRM, van CRM naar offerte, van offerte naar factuur.
- Aanpassen kan niet of duurt langEen extra veld of rapport is een aanvraag bij de leverancier.
- Niemand vertrouwt het overzichtVoor cijfers moet iemand eerst exporteren en samenvoegen.
Eén systeem op maat
- Het systeem volgt jullie procesKlanten, projecten, planning, uren en documenten hangen aan elkaar.
- Gegevens staan er één keer inWat je ergens wijzigt, klopt overal.
- Aanpassen is een kleine ingreepEen stap, veld of scherm erbij zonder opnieuw te beginnen.
- Het overzicht is altijd actueelEn klanten en medewerkers kijken mee in hun eigen portaal.
Typische trajecten
Zo ziet het er bij vergelijkbare bedrijven uit
Niet elke klant wil met naam op een website. Deze twee schetsen laten zien hoe een traject verloopt bij bedrijven zoals het jouwe. Het zijn samengestelde voorbeelden, geen klantverhalen.
Schets · Afbouwbedrijf, circa 40 medewerkers
Van appjes en een whiteboard naar één planning
Voorheen
- Uren kwamen binnen via appjes en briefjes
- De planning stond op een whiteboard
- Factureren was elke maand twee dagen puzzelen
Na het traject
- Uren en werkbonnen digitaal vanaf de telefoon
- Een planning die iedereen ziet
- Een facturatieoverzicht dat aan het eind van de maand klaarstaat
Schets · Technisch dienstverlener, circa 15 medewerkers
Van losse Word-offertes naar een offerte die zichzelf opvolgt
Voorheen
- Offertes werden per stuk in Word opgemaakt
- Niemand wist precies of er nog nagebeld moest worden
Na het traject
- Calculatie en offerte in één lijn
- De offerte maakt zichzelf op en herinnert zichzelf
- De scoringskans per klant is voor het eerst zichtbaar
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Vertel eens hoe het bij jullie loopt
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]