Automatiseringen en koppelingen
Het werk dat niemand mist als het weg is
- Overtikken
- Doorsturen
- Herinneren
- Controleren
- Verzamelen
- Opmaken
Kleine handelingen die niemand als werk telt, en die samen elke week uren kosten. Wij halen ze eruit. Ook de automatiseringen die je zelf niet had bedacht: die zien we terwijl we meelopen.
Onze kracht: vijf voorbeelden uit de praktijk
Voorbeeld uit de praktijkDraait automatisch
Weekoverzicht maakt zichzelf
- StartElke maandag om 07:00op een vast tijdstip
- MakeVerzamelt openstaande offertes en projectenuit Airtable en je mailbox
- AirtableZet het overzicht klaar per verantwoordelijkemet wat deze week aandacht nodig heeft
- KlaarStaat om 07:01 in Teamsvoordat iemand koffie heeft
Wat het scheeltNiemand begint de week meer met kopiëren en plakken.
De klant ziet het zelf
- StartEen status verandert in het systeembijvoorbeeld: materiaal geleverd
- MakePakt de wijziging direct open bepaalt wie het moet weten
- PortaalDe klant ziet voortgang en documentenin jouw eigen portaal
- KlaarKlant krijgt een bericht met linkper mail of WhatsApp
Wat het scheeltDe telefoon gaat minder, de klant weet meer.
Controleren zonder te controleren
- StartEen werkbon of urenstaat komt binnenvanaf de telefoon van de monteur
- MakeControleert uren, tarief en projecttegen de afspraken in Airtable
- AirtableMarkeert alleen de afwijkingende rest gaat door naar facturatie
- KlaarAlleen uitzonderingen komen bij een mensmet de reden erbij
Wat het scheeltIemand hoeft niet meer elke regel na te lopen.
Van invoer naar inzicht
- StartElke offerte, opdracht en uurdie je toch al invoert
- AirtableRekent scoringskans en marge doorper klant, per project, per maand
- MakeVerverst het dashboard elke nachten meldt het als iets afwijkt
- KlaarBeslissen op cijfers van vandaagniet op die van vorige maand
Wat het scheeltJe stuurt vooraf in plaats van achteraf.
Van getekend naar gestart
- StartDe klant tekent de offertedigitaal, vanuit de mail
- MakeMaakt project, planning en map aanmet de juiste mensen eraan gekoppeld
- AirtableZet klant en eerste factuur klaaren koppelt ze aan je boekhouding
- KlaarIedereen kan meteen aan de slagzonder één overdrachtsmail
Wat het scheeltDrie overdrachtsmomenten worden er nul.
Per moment in het proces
Wat we in de praktijk automatiseren
Dit zijn voorbeelden, geen menukaart. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we pas nadat we hebben meegekeken.
Moment 01
Bij binnenkomst van werk
Een aanvraag via je website, mail of telefoon komt binnen als opdracht, met de juiste klant eraan gekoppeld en de eerste taken klaargezet.
- 1Aanvraag komt binnenvia website, mail of telefoon
- 2Juiste klant gekoppeld
- Eerste taken klaargezet
Moment 02
Bij de offerte
De offerte maakt zichzelf op uit de calculatie, gaat als nette pdf de deur uit en herinnert zichzelf als er na een week geen antwoord is.
- 1Offerte opgemaaktuit de calculatie
- 2Als pdf verstuurd
- Herinneringals er na een week geen antwoord is
Moment 03
Bij de planning
Wordt er ingepland, dan weet de monteur het, weet de klant het, en staat de juiste checklist klaar voor die dag.
- 1Er wordt ingepland
- 2Monteur en klant weten het
- Checklist staat klaarvoor die dag
Moment 04
Op de werkvloer
Uren, foto’s, materiaalgebruik en een handtekening vanaf de telefoon, direct aan het juiste project gekoppeld.
- 1Vastgelegd op de telefoonuren, foto’s, materiaal, handtekening
- Gekoppeld aan het projectdirect
Moment 05
Bij documenten
Werkbonnen, opdrachtbevestigingen, verklaringen en rapportages worden automatisch opgemaakt en op de juiste plek opgeslagen.
- 1Gegevens staan in het systeem
- 2Document opgemaaktautomatisch
- Opgeslagenop de juiste plek
Moment 06
Rond verlopende zaken
Certificaten, keuringen, verzekeringen en contracten melden zichzelf ruim voordat ze verlopen, bij de juiste persoon.
- 1Einddatum nadertcertificaat, keuring, verzekering of contract
- 2Meldingruim voordat het verloopt
- Bij de juiste persoon
Moment 07
Richting de administratie
Wat gefactureerd moet worden, wordt verzameld en gecontroleerd en gaat in één beweging door naar je boekhouding.
- 1Verzameldwat gefactureerd moet worden
- 2Gecontroleerd
- Naar je boekhoudingin één beweging
Moment 08
Bij achterstallige betalingen
Herinneringen gaan er in vaste stappen uit, in jouw toon, zonder dat iemand het lijstje hoeft bij te houden.
- 1Factuur staat open
- 2Herinneringin vaste stappen
- In jouw toonzonder lijstje bijhouden
Wat kan er allemaal?
Kies een moment. Wij laten het werk vanzelf gaan.
Zodra er een aanvraag binnenkomt via je website, gaat het systeem zelf klant en project aanmaken, bevestiging mailen naar de klant en collega’s seinen.
Jij houdt de controle
En als er iets ontbreekt?
Een goede automatisering gaat niet blind door. Waar een mens moet kijken, krijgt een mens een taak. Kies een situatie.
- Aanvraag komt binnen
- Gegevens gecontroleerd
- Offerte klaargezet
- Verstuurd naar de klant
Taak voor de binnendienstGestopt bij stap 2
Alles klopte. De offerte ging vanzelf de deur uit.
Koppelingen via API
Alles praat met alles
De meeste bedrijven hebben hun software niet fout gekozen. Ze hebben alleen nooit de tijd gehad om die pakketten met elkaar te laten praten. Daar zit de winst.
We koppelen via de officiële verbindingen die pakketten aanbieden: je boekhouding, je salarispakket, je mail en agenda, je documentopslag, je website, je chat. Is er geen standaardkoppeling, dan bouwen we er zelf één, zolang het pakket dat toelaat.
Heen en weer
Boekhouding en facturatie. Facturen, relaties en betalingen heen en weer, zonder overtikken.
Vanuit jouw systeem
Salaris en personeel. Uren en mutaties gaan door naar de salarisadministratie.
Naar jouw systeem
Mail, agenda en documenten. Berichten, afspraken en bestanden komen op de juiste plek terecht.
Vanuit jouw systeem
Chat en telefoon. Meldingen en bevestigingen komen aan waar je mensen echt kijken.
Documenten
De werkbon maakt zichzelf op
Geen Word-sjabloon meer invullen. Wat in het portaal staat, komt vanzelf op papier. Pas de klus hiernaast aan en kijk mee.
- Klant
- Bakkerij De Vries
- Datum
- ma 6 oktober
- Monteur
- Mark
Cv-ketel onderhouden en bijgevuld
| Omschrijving | Aantal |
|---|---|
| Arbeid | 1,5 uur |
- Werkbon gemaild naar de klant
- Factuurregel klaargezet voor controle
- Uren bijgeschreven op het project
Voorbeeld
Werkt met wat je al gebruikt
Koppelingen
Werkt het met wat je al gebruikt?
Typ de naam van je pakket, of klik op een tegel.
Outlook: dat werkt
? Dat zoeken we voor je uit
Heeft het pakket een koppeling (API) of een module in Make, dan kunnen we er meestal mee verbinden. We checken het vrijblijvend in het kennismakingsgesprek. Vraag het ons
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Vertel eens hoe het bij jullie loopt
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]