AI-bedrijfsautomatiseringen
AI-automatisering die je proces overzichtelijk maakt
Mails, pdf’s, foto’s en Excel-lijsten komen binnen in elke vorm. AI leest ze, begrijpt wat erin staat en zet het op de juiste plek in je systeem. Jij ziet één overzicht en keurt goed wat ertoe doet.
- In je eigen systeem
- Een mens keurt goed
- Alles terug te zien
Zo ziet het eruit
Eén overzicht, gevoed door de beste AI
Achter de schermen werken verschillende AI-modellen. Jij ziet er één ding van: een overzicht waarin alles al gelezen, geordend en klaargezet is. Klik op een model en volg wat het doet.
Voorbeeldgegevens
Claude
- BinnengekomenUrenlijst als gescande pdf
- Wat AI doetLeest de regels en controleert de totalen
- Resultaat38 uren geboekt, klaar voor jouw akkoord
OpenAI
- BinnengekomenInkoopfactuur van een leverancier
- Wat AI doetHaalt bedragen eruit en vergelijkt ze met de order
- ResultaatKlaargezet voor de boekhouding
Grok
- BinnengekomenKlantmail met een wijziging
- Wat AI doetHerkent klant, project en wat er gevraagd wordt
- ResultaatTaak voor de planning, met conceptantwoord
Gemini
- BinnengekomenFoto van een handgeschreven werkbon
- Wat AI doetLeest uren, materiaal en handtekening
- ResultaatIngevulde werkbon bij het juiste project
Per taak kiezen we het model dat het beste werkt. Wisselen kan zonder dat je proces verandert.
Herken je dit?
Het werk zit niet in beslissen, maar in lezen en overtikken
In bijna elk bedrijf dat we spreken, gaat veel kantoortijd op aan informatie die in de verkeerde vorm binnenkomt. Iemand moet het lezen, begrijpen en ergens anders opnieuw invoeren.
- Urenlijsten worden overgetyptZe komen binnen als pdf, foto of Excel, en elke week typt iemand ze over.
- De inbox is de takenlijstAanvragen, wijzigingen en klachten staan door elkaar. Wat blijft liggen, merk je pas later.
- Facturen en werkbonnen gaan met de handLezen, controleren, invoeren, doorsturen. Foutgevoelig en geestdodend werk.
- Het overzicht zit in iemands hoofdInformatie staat verspreid over vijf schermen. Is die collega er niet, dan zoekt de rest.
- AI klinkt goed, maar waar begin je?Een chatbot lost dit niet op. AI moet in je proces zitten, niet ernaast.
Wat AI in je proces doet
Lezen, begrijpen, ordenen. En jij beslist.
AI neemt het werk over waarbij gelezen, gezocht en overgetikt wordt. Het besluit niets zonder jou. Vijf stappen, steeds hetzelfde patroon.
Stap 01
AI leest wat binnenkomt
Mails, pdf’s, scans, foto’s en Excel-bestanden. Ook als elke klant, leverancier of medewerker het anders aanlevert.
- 1Mail met bijlage komt binnen
- 2Pdf, scan of foto wordt gelezen
- Tekst en cijfers eruit gehaaldook handgeschreven
Stap 02
AI begrijpt wat erin staat
Is dit een urenlijst, een factuur of een klacht? Over welke klant en welk project gaat het? AI herkent het, zonder vaste opmaak.
- 1Soort document herkendurenlijst, factuur, aanvraag
- 2Klant en project gevondenin je eigen systeem
- Bedragen en datums gecontroleerd
Stap 03
AI zet het op de juiste plek
De gegevens komen in je eigen systeem, bij de juiste klant en het juiste project. Geen bijlage meer die ergens in een map blijft hangen.
- 1Gegevens gekoppeldaan klant en project
- 2Opgeslagen in je systeemniet in een losse tool
- Zichtbaar in het overzicht
Stap 04
AI stelt de volgende stap voor
Een taak voor de planning, een conceptantwoord aan de klant, een factuur klaar voor de boekhouding. Klaargezet, nog niet verstuurd.
- 1Volgende stap bepaald
- 2Concept klaargezettaak, antwoord of boeking
- Wacht op akkoorder gaat niets vanzelf de deur uit
Stap 05
Jij houdt de regie
Wat ertoe doet, gaat pas door na een akkoord van een mens. Alles wat AI deed, is achteraf terug te zien.
- 1Voorstel staat klaarin één overzicht
- 2Goedgekeurd met één klikof aangepast
- Vastgelegd wie wat deed
Van ingewikkeld naar overzicht
Minder schermen, niet nog een tool
AI maakt een ingewikkeld proces niet ingewikkelder. Het haalt de stappen weg waarvoor je nu door vijf schermen moet. Zet de schakelaar om en zie het verschil.
Zoals het nu gaat
- Informatie komt in elke vorm binnenMail, pdf, foto, Excel en appjes, elk met een eigen opmaak.
- Iemand leest alles en tikt het overDe kennis zit bij één persoon, de fouten kunnen overal zitten.
- Je springt tussen schermenInbox, mappen, Excel en je systeem staan los van elkaar.
- Wat blijft liggen, zie je te laatEr is geen overzicht van wat binnenkwam en wat nog openstaat.
Met AI in je proces
- Alles komt op één plek binnenAI leest elke vorm en zet het in je eigen systeem.
- Overtikken is verleden tijdGegevens worden één keer gelezen en daarna overal gebruikt.
- Eén scherm per taakJe team ziet wat klaarstaat en wat hun akkoord nodig heeft.
- Niets blijft liggenWat binnenkwam, wat verwerkt is en wat nog openstaat, zie je in één oogopslag.
Voorbeelden per afdeling
Waar AI bij jou tijd teruggeeft
Geen menukaart, maar voorbeelden uit het soort bedrijven waarvoor we bouwen. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Administratie
Inkoopfacturen worden gelezen, gecontroleerd op bedrag en btw en klaargezet voor je boekhouding.
- Inkoopfacturen uitlezen
- Bedragen vergelijken met de order
- Klaarzetten voor de boekhouding
- Afwijkingen gemarkeerd
Planning
Aanvragen en wijzigingen uit mail en notities worden taken op de juiste plek in de planning.
- Mail wordt een taak
- Wijziging herkend en gekoppeld
- Passende collega voorgesteld
- Bevestiging aan de klant na akkoord
Binnendienst
De inbox ordent zichzelf: aanvragen, vragen, klachten en bijlagen, met een conceptantwoord klaar.
- Mails gesorteerd op soort
- Klant en project herkend
- Conceptantwoord klaargezet
- Doorgezet naar de juiste collega
Werkvloer
Foto’s van werkbonnen en notities worden ingevulde werkbonnen bij het juiste project.
- Foto van een werkbon
- Uren en materiaal uitgelezen
- Geboekt op het project
- Klaar voor facturatie
Personeel
Urenlijsten in elke vorm worden gelezen en geboekt. Afwijkingen vallen meteen op.
- Urenlijsten uit pdf, foto en Excel
- Uren per project geboekt
- Afwijkingen gemeld
- Door naar de salarisadministratie
Directie
Eén overzicht van wat er binnenkwam, wat verwerkt is en wat nog op een akkoord wacht.
- Dagoverzicht zonder rapport te bouwen
- Wat wacht op akkoord
- Waar het werk zich ophoopt
- Wat AI deed, per stap terug te zien
Hoe we het bouwen
Eerst meekijken, dan pas AI inzetten
AI is gereedschap, geen doel. We bouwen het in je bestaande systeem, in korte rondes, en alleen waar het echt iets oplevert.
Meekijken
We lopen mee en zien waar gelezen, gezocht en overgetikt wordt. Daar zit de winst, niet in de nieuwste techniek.
Werkwijze02Kiezen
Per taak bepalen we wat AI doet, welk model het beste past en wat een mens goedkeurt.
Het systeem03Bouwen in rondes
In je eigen systeem, met Airtable en Make. We testen met jouw echte mails, pdf’s en lijsten.
Automatiseringen04Meten en bijsturen
Je ziet in je eigen overzicht hoe vaak AI het goed heeft. Waar nodig scherpen we het aan.
Het portaalVeilig en controleerbaar
AI die je kunt nakijken
Het grootste risico van AI is niet dat het een fout maakt, maar dat niemand die fout ziet. Daarom bouwen we het zo dat je altijd kunt zien wat er gebeurde.
Een mens keurt goed
AI zet klaar, jij beslist. Wat naar een klant gaat of geld kost, gaat pas door na een akkoord.
Gegevens in je eigen systeem
De uitkomst staat in jouw systeem, op jouw naam. AI krijgt per taak alleen de gegevens die daarvoor nodig zijn.
Alles wordt gelogd
Per stap is terug te zien wat binnenkwam, wat AI ervan maakte en wie het goedkeurde.
Twijfel wordt gemarkeerd
Klopt een bedrag niet met de order, of is iets onduidelijk, dan wordt het gemarkeerd in plaats van doorgezet.
Niet vast aan één leverancier
Per taak kiezen we het model dat het beste werkt. Komt er een beter model, dan wisselen we zonder dat je proces verandert.
Kosten vooraf doorgerekend
AI-modellen rekenen per gebruik. We rekenen vooraf uit wat dat bij jouw aantallen kost, naast een vaste prijs per bouwronde.
Veelgestelde vragen
Vragen over AI-automatisering
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
Wat is AI-bedrijfsautomatisering?
Software die terugkerend werk overneemt waarbij gelezen en begrepen moet worden: mails, pdf’s, foto’s en lijsten. AI haalt de gegevens eruit, zet ze op de juiste plek in je systeem en stelt de volgende stap voor. Een mens keurt goed wat ertoe doet.
Welke processen kun je met AI automatiseren?
Alles waarbij iemand nu leest en overtikt. Denk aan urenlijsten uitlezen, inkoopfacturen verwerken, werkbonnen invullen vanaf een foto en een inbox ordenen tot taken.
Na het meekijken weet je precies waar het bij jou zit. Hoe dat gaat, lees je bij onze werkwijze.
Is het veilig om AI met bedrijfsgegevens te laten werken?
We richten het zo in dat AI per taak alleen de gegevens krijgt die nodig zijn, dat de uitkomst in je eigen systeem staat en dat een mens goedkeurt wat ertoe doet. Alles wordt gelogd, dus je ziet altijd wat er gebeurde.
Maakt AI fouten?
Ja, dat kan. Daarom laat AI bij ons klaarzetten in plaats van zelf beslissen, controleren we de uitkomst waar dat kan, bijvoorbeeld of een bedrag klopt met de order, en keurt een mens goed wat ertoe doet. Zo zie je een fout voordat hij gevolgen heeft.
Welke AI-modellen gebruiken jullie?
We werken onder meer met Claude van Anthropic, de modellen van OpenAI, Grok van xAI en Gemini van Google. Per taak kiezen we het model dat het beste werkt. Wisselen kan zonder dat je proces verandert.
Wat kost AI-automatisering?
We beginnen met een vaste prijs voor de analyse en spreken daarna per bouwronde een vaste prijs af. Daarnaast betaal je het gebruik van het AI-model, per verwerkt stuk. We rekenen vooraf voor je door wat dat bij jouw aantallen kost.
Wil je weten wat er bij jou te winnen valt? Plan een kennismaking.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Vertel eens hoe het bij jullie loopt
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]