Airtable · Make · AI · eigen portalen
Wij automatiseren hoe je bedrijf werkt.
Je data staat overal. Behalve waar je hem nodig hebt.Offertes in Excel, klantinfo in je mailbox, afspraken in Teams. Iedereen werkt hard, maar niemand weet welke versie klopt.
Wij brengen alles samen in één systeem.Klanten, projecten, planning en documenten in Airtable: één bron van waarheid, ingericht op hoe jullie werken.
Make laat het werk vanzelf lopen.Wat nu wordt overgetikt, doorgestuurd of nagebeld, gebeurt automatisch. Je bestaande tools blijven gewoon draaien.
AI leest, sorteert en denkt mee.Mails, pdf’s en foto’s zet AI om in nette gegevens in je systeem. Jij houdt de regie en keurt goed.
En iedereen werkt in je eigen portaal.Geen tabellenwoud, maar een overzichtelijk scherm per rol, in jouw huisstijl. Voor je team én je klanten.
Werkt met wat je al gebruikt
Herkenbaar
Je bedrijf draait. Je systeem niet.
Er is werk, er zijn klanten, de mensen zijn goed. Alleen de manier waarop het geregeld is, groeit niet mee. Dan hoor je op de werkvloer dit:
Wat we in vrijwel elk bedrijf horen
Wie belt die offerte van vorige week nog na?
verkoop, maandag 09:12Welke Excel is nu de laatste versie?
planning, maandag 10:40De planner is vrij. Wie weet hoe de planning zit?
binnendienst, dinsdag 08:55Ik tik de uren nog even over in de boekhouding.
administratie, woensdag 16:20Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Bedrijven raken gewend aan hun eigen omwegen. Wat jullie al jaren met de hand doen, is voor ons meestal een handeling die een systeem overneemt, zonder dat er iets aan je manier van werken hoeft te veranderen.
Wat we automatiserenReken het zelf uit
Hoeveel tijd gaat er nu op aan overtypen en zoeken?
Schuif de getallen naar jouw situatie. Je ziet direct hoeveel uur er per jaar vrijkomt.
Gerekend met 46 werkweken per jaar. Een indicatie, geen offerte.
Wat we doen
Eerst begrijpen. Dan bouwen. Dan automatiseren.
We verkopen geen software. We komen erachter hoe jouw bedrijf werkt en maken daar een systeem van dat past, niet andersom.
Meekijken en begrijpen
We lopen mee met de mensen die het werk doen. Van offerte tot oplevering tot factuur. Zonder aannames.
Werkwijze02Eén fundament
In Airtable bouwen we de centrale plek waar klanten, projecten, uren, materialen en documenten samenkomen. Eén waarheid, geen versies.
Het systeem03Het handwerk eruit
Alles wat overtikken, doorsturen, herinneren of controleren heet, laten we het systeem doen. Je bestaande software koppelen we eraan.
Automatiseringen04Je eigen portaal
Klanten, medewerkers en onderaannemers krijgen hun eigen omgeving op jouw data. In jouw huisstijl, op jouw domein.
Het portaalWaarin wij verschillen
Geen standaardportaal, maar jouw eigen portaal.
Dezelfde gegevens, een compleet ander scherm. Schuif over het voorbeeld: links hoe je klant of medewerker het meestal te zien krijgt, rechts hoe het bij ons werkt.
- Alleen wat iemand nodig heeft. Geen tabellenwoud, geen verkeerde velden, geen uitleg nodig.
- Geen licentie per meekijker. Wie alleen iets invult of inziet, kost je niets extra.
- Je eigen merk. Klanten zien jouw bedrijf, niet een tool waar jij toevallig in werkt.
Voorbeeldweergave met verzonnen gegevens.
Onze kracht
De automatiseringen die je zelf niet zag
Iedereen kan bouwen wat je vraagt. Het verschil zit in wat we zien terwijl we meelopen: dingen waar je al zo lang omheen werkt dat je ze niet meer opmerkt.
Voorbeeld uit de praktijkDraait automatisch
Weekoverzicht maakt zichzelf
- StartElke maandag om 07:00op een vast tijdstip
- MakeVerzamelt openstaande offertes en projectenuit Airtable en je mailbox
- AirtableZet het overzicht klaar per verantwoordelijkemet wat deze week aandacht nodig heeft
- KlaarStaat om 07:01 in Teamsvoordat iemand koffie heeft
Wat het scheeltNiemand begint de week meer met kopiëren en plakken.
De klant ziet het zelf
- StartEen status verandert in het systeembijvoorbeeld: materiaal geleverd
- MakePakt de wijziging direct open bepaalt wie het moet weten
- PortaalDe klant ziet voortgang en documentenin jouw eigen portaal
- KlaarKlant krijgt een bericht met linkper mail of WhatsApp
Wat het scheeltDe telefoon gaat minder, de klant weet meer.
Controleren zonder te controleren
- StartEen werkbon of urenstaat komt binnenvanaf de telefoon van de monteur
- MakeControleert uren, tarief en projecttegen de afspraken in Airtable
- AirtableMarkeert alleen de afwijkingende rest gaat door naar facturatie
- KlaarAlleen uitzonderingen komen bij een mensmet de reden erbij
Wat het scheeltIemand hoeft niet meer elke regel na te lopen.
Van invoer naar inzicht
- StartElke offerte, opdracht en uurdie je toch al invoert
- AirtableRekent scoringskans en marge doorper klant, per project, per maand
- MakeVerverst het dashboard elke nachten meldt het als iets afwijkt
- KlaarBeslissen op cijfers van vandaagniet op die van vorige maand
Wat het scheeltJe stuurt vooraf in plaats van achteraf.
Van getekend naar gestart
- StartDe klant tekent de offertedigitaal, vanuit de mail
- MakeMaakt project, planning en map aanmet de juiste mensen eraan gekoppeld
- AirtableZet klant en eerste factuur klaaren koppelt ze aan je boekhouding
- KlaarIedereen kan meteen aan de slagzonder één overdrachtsmail
Wat het scheeltDrie overdrachtsmomenten worden er nul.
Werkwijze
Van eerste gesprek tot draaiend systeem
Geen offerte van tien pagina’s op basis van een telefoontje. Eerst kijken, dan pas bouwen, zodat je weet waar je ja tegen zegt.
De werkwijze in detail- 1
KennismakingGratis en vrijblijvend
Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
- 2
MeelopenEen tot drie dagen bij jou
We spreken de mensen die het werk doen en leggen elk proces vast zoals het echt gaat.
- 3
Advies en blauwdrukBinnen twee weken
Op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren, in welke volgorde en wat het oplevert. Inclusief de automatiseringen die je zelf niet had gevraagd.
- 4
Bouwen in rondesVaste prijs per ronde
Elke ronde zie je wat er staat en stuur je bij. Geen verrassing aan het eind.
- 5
Live en inwerken
We zetten het aan, nemen je team mee en blijven de eerste weken kort op de bal.
- 6
Doorontwikkelen
Een bedrijf verandert. Het systeem verandert mee, met vaste afspraken over wat dat kost.
Begin hier
Waar verlies jij vandaag tijd?
Kies wat het meest knelt. Je ziet meteen wat we daar meestal automatiseren, en als je een gesprek plant, weten wij vooraf waar het over gaat.
Wat we bij verkoop vaak automatiseren
Geen offerte meer die blijft liggen
- Leads uit je website en mail komen binnen als kans, met een opvolgtaak erbij.
- De offerte maakt zichzelf op uit de calculatie en herinnert zichzelf na een week.
- Scoringskans en pijplijn per maand in één overzicht.
Zo loopt het straks
- Aanvraag via je website
- Kans aangemaakt
- Opvolgtaak ingepland
Wat we bij planning vaak automatiseren
Eén planning, iedereen op de hoogte
- Eén planning die iedereen ziet en die meebeweegt als er iets verschuift.
- Monteur en klant krijgen automatisch bericht zodra er is ingepland.
- Capaciteit per week en per team in één oogopslag.
Zo loopt het straks
- Afspraak verschuift
- Planning bijgewerkt
- Monteur en klant krijgen bericht
Wat we bij administratie vaak automatiseren
Factureren zonder puzzelen
- Alles wat gefactureerd moet worden, verzameld en gecontroleerd voor je boekhouding.
- Werkbonnen, bevestigingen en rapportages maken zichzelf op.
- Betalingsherinneringen in vaste stappen, in jouw toon.
Zo loopt het straks
- Werk afgerond
- Factuurregels verzameld
- Klaar voor je boekhouding
Wat we bij projecten vaak automatiseren
Altijd weten waar het staat
- Status, taken en deadlines per project op één scherm.
- De klant krijgt automatisch een update bij elke belangrijke stap.
- Oplevering met checklist, foto’s en handtekening vanaf de telefoon.
Zo loopt het straks
- Stap afgerond
- Status bijgewerkt
- Klant krijgt een update
Wat we bij personeel vaak automatiseren
Uren en papieren op orde, vanzelf
- Uren vanaf de telefoon, direct per project en klaar voor de salarisadministratie.
- Certificaten en contracten melden zichzelf voordat ze verlopen.
- Onboarding met vaste stappen en documenten.
Zo loopt het straks
- Uren ingevuld op de telefoon
- Geboekt op het project
- Klaar voor de salarisadministratie
Wat we bij klanten vaak automatiseren
Klanten die zichzelf helpen
- Een eigen klantportaal met status, documenten en facturen.
- Vragen en aanvragen komen als taak binnen bij de juiste persoon.
- Klanten regelen zelf wat ze zelf kunnen regelen.
Zo loopt het straks
- Klant stelt een vraag
- Taak bij de juiste persoon
- Status zichtbaar in het portaal
Wat we bij materiaal vaak automatiseren
Weten wat waar is
- Voorraad en bestellingen gekoppeld aan projecten.
- Keuringen en onderhoud plannen zichzelf in.
- Altijd zien wie wat heeft en wanneer het terug moet.
Zo loopt het straks
- Keuring verloopt bijna
- Afspraak ingepland
- Seintje naar de verantwoordelijke
Wat we bij cijfers vaak automatiseren
Sturen op vandaag, niet op vorige maand
- Een dashboard met omzet, marge en uren van vandaag.
- Een weekrapportage die zichzelf opmaakt en verstuurt.
- Een seintje als iets afwijkt, in plaats van achteraf schrikken.
Zo loopt het straks
- Maandag 07:00
- Weekrapportage opgemaakt
- In je mailbox
Staat jouw proces er niet tussen? Juist dan willen we ernaar kijken.
Cases
Waar we het voor gebouwd hebben
Systemen die draaien. We beschrijven wat er verbeterde en waarom; over de techniek van een klantomgeving zijn we bewust kort.
Arbeidspool · personeelsdiensten in de bouw
Een werkgeversportaal bovenop de centrale administratie
Contracten, urenstaten en documenten per werkgever liepen via mail en losse bestanden. Nu staat alles in één systeem en logt elke werkgever in op zijn eigen portaal.
Eén plek voor alle werkgeversdossiers Eigen portaal in plaats van licenties per gebruiker Zelfbediening voor documenten en overzichten
Lees de caseIn gebruikAirmeister
Afspraken en administratie aan elkaar geknoopt
Elke afspraak betekende extra werk: overzetten, controleren en later terugzoeken. Nu landt een geboekte afspraak direct op de juiste plek en volgt de administratie vanzelf.
Geen overtikwerk tussen agenda en administratie Direct actueel in plaats van bijwerken achteraf
Lees de caseWat het oplevert
- Tijd terugOvertikken en nabellen doet het systeem.
- Minder foutenEén keer invoeren, daarna elke keer hetzelfde.
- Grip op je cijfersVandaag zien hoe het ervoor staat, niet volgende maand.
- Ruimte om te groeienMeer werk aannemen zonder extra administratie.
Waar het op draait
De techniek onder de motorkap
Voor wie het wil weten. Het staat bewust onderaan: het is ons gereedschap, niet je aankoop.
Airtable
De centrale plek waar je gegevens, weergaven en workflows samenkomen. Krachtig genoeg voor je hele administratie, licht genoeg om zelf mee te werken.
Make
De motor achter automatiseringen en het verkeer tussen systemen. Wat er moet gebeuren als er iets binnenkomt, gebeurt hier.
Een eigen portaal
Een snelle, eigen omgeving bovenop dezelfde gegevens. Dat is wat je klanten en medewerkers te zien krijgen.
API-koppelingen
Boekhouding, salaris, mail, agenda en opslag laten we met elkaar praten via de officiële verbindingen.
Je hoeft niet te weten hoe het werkt. Wij zorgen dat het werkt.
Veelgestelde vragen
Wat mensen ons als eerste vragen
Moeten we al onze software vervangen?
Nee. In de meeste trajecten blijven je boekhouding, je salarispakket en je mailprogramma gewoon staan. Wij koppelen ze aan elkaar, zodat gegevens één keer worden ingevoerd en daarna vanzelf op de juiste plek komen.
Soms adviseren we wél iets te vervangen. Dan leggen we uit waarom en wat het je oplevert, en beslis jij.
Waarom bouwen jullie een eigen portaal in plaats van de Airtable-interface?
Omdat het overzichtelijker is. Een scherm dat voor één taak gemaakt is, wordt gebruikt; een tabel met veertig kolommen niet. Daarnaast hoef je voor mensen die alleen iets invullen of inzien geen betaalde licentie af te nemen, en zien je klanten jouw merk in plaats van een tool.
Hoe lang duurt het voordat er iets staat?
Na het meelopen krijg je binnen twee weken de blauwdruk. De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken, niet na een half jaar. We bouwen in rondes, dus je ziet elke ronde vooruitgang.
Wat kost het?
We beginnen met een vaste prijs voor de analyse en de blauwdruk, zodat je precies weet wat je koopt. Daarna spreken we per bouwronde een vaste prijs af.
In het kennismakingsgesprek geven we je een eerlijke bandbreedte op basis van wat je vertelt.
Kunnen we later zelf dingen aanpassen?
Ja. Een veld toevoegen, een weergave aanpassen of een filter veranderen kan iemand in je team zelf; dat leren we je. Het zwaardere werk, zoals koppelingen, automatiseringen en het portaal, doen wij.
Van wie is de data?
Van jou. Alles staat in accounts op jouw naam. Wij werken erin, jij bent eigenaar. Stopt de samenwerking, dan gaat alles gewoon door.
Werken jullie ook voor kleine bedrijven?
Ja. De hoeveelheid terugkerend werk bepaalt of het zin heeft, niet de omvang. Een bedrijf van acht man met drie mensen op kantoor die de hele dag gegevens overtikken, wint vaak meer dan een bedrijf van vijftig.
Quickscan · 1 minuut
Waar laat jouw bedrijf tijd liggen?
Geef bij elke stelling aan hoe herkenbaar die is. Hoe meer je herkent, hoe meer tijd er nu weglekt, en hoe meer er te winnen valt.
We typen dezelfde gegevens in meer dan één systeem.
Eén bron. Gegevens één keer invoeren, overal zichtbaar.
Informatie staat verspreid over Excel, mail en mappen.
Alles centraal. Eén database in plaats van losse bestanden.
Collega’s vragen vaak: “Wat is hiervan de status?”
Eigen portaal. Iedereen ziet zelf de actuele stand.
Rapportages maken kost elke week of maand veel tijd.
Automatische overzichten. Cijfers verschijnen vanzelf.
Als één collega ziek is, weet niemand waar alles staat.
Vaste processen. Het werk hangt niet meer aan één persoon.
Klanten wachten op een mail die iemand nog moet sturen.
Automatische berichten. Bevestigingen en herinneringen gaan vanzelf.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Vertel eens hoe het bij jullie loopt
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]