Wat we doen
Eén plek waar je bedrijf in staat
Je hebt niet nog een tool nodig. Je hebt één plek nodig waar alles samenkomt, en software die het saaie werk overneemt. Dat bouwen wij, op maat van hoe jij werkt.
Het fundament
Waarom we in Airtable bouwen
Airtable is een online database met het gemak van een spreadsheet. Klanten, projecten, uren en documenten staan erin als gekoppelde gegevens, die je bekijkt als lijst, planbord, kalender of formulier.
Het is geen dichtgetimmerd pakket. Daarom bouwen wij er maatwerk mee: een systeem dat past bij hoe jouw bedrijf werkt. Je hoeft niet te werken zoals een softwareleverancier ooit bedacht heeft dat jouw branche werkt.
En omdat alles op één plek staat, kan het werk eromheen automatisch: van offerte en planning tot factuur en herinnering. Alles wat zich herhaalt, kunnen we automatiseren.
Het blijft overzichtelijk genoeg dat je mensen er zonder cursus mee werken. Een systeem dat je team niet begrijpt, wordt niet gebruikt. Wij bouwen zo dat iemand die het werk doet, het scherm meteen herkent.
Waarom één bron
Van een lijst naar een systeem
Excel weet niet dat “Jansen BV” en “jansen bv” dezelfde klant zijn. Een database wel. Klik de stappen door en zie het verschil.
| Klant | Project | Contact | Status |
|---|---|---|---|
| Jansen BV | Dakkapel | [email protected] | bezig |
| Jansen B.V. | Dakkapel | [email protected] | Bezig!! |
| Bakkerij De Vries | Verbouwing winkel | 06-12345678 | klaar? |
| jansen bv | Schuur | leeg | offerte |
| De Vries Bakkerij | Verbouwing winkel | leeg | KLAAR |
| Smit Installatie | Onderhoud | [email protected] | wacht op klant?? |
Zo ziet het er bij veel bedrijven uit: dezelfde klant drie keer, elke status anders geschreven.
Voorbeelden
Wat we typisch bouwen
Zelden alles tegelijk. We beginnen bij het proces dat het meeste pijn doet en breiden uit als dat draait. Klik hieronder op een onderwerp.
Wat we bij verkoop vaak automatiseren
Geen offerte meer die blijft liggen
- Leads uit je website en mail komen binnen als kans, met een opvolgtaak erbij.
- De offerte maakt zichzelf op uit de calculatie en herinnert zichzelf na een week.
- Scoringskans en pijplijn per maand in één overzicht.
Zo loopt het straks
- Aanvraag via je website
- Kans aangemaakt
- Opvolgtaak ingepland
Wat we bij planning vaak automatiseren
Eén planning, iedereen op de hoogte
- Eén planning die iedereen ziet en die meebeweegt als er iets verschuift.
- Monteur en klant krijgen automatisch bericht zodra er is ingepland.
- Capaciteit per week en per team in één oogopslag.
Zo loopt het straks
- Afspraak verschuift
- Planning bijgewerkt
- Monteur en klant krijgen bericht
Wat we bij administratie vaak automatiseren
Factureren zonder puzzelen
- Alles wat gefactureerd moet worden, verzameld en gecontroleerd voor je boekhouding.
- Werkbonnen, bevestigingen en rapportages maken zichzelf op.
- Betalingsherinneringen in vaste stappen, in jouw toon.
Zo loopt het straks
- Werk afgerond
- Factuurregels verzameld
- Klaar voor je boekhouding
Wat we bij projecten vaak automatiseren
Altijd weten waar het staat
- Status, taken en deadlines per project op één scherm.
- De klant krijgt automatisch een update bij elke belangrijke stap.
- Oplevering met checklist, foto’s en handtekening vanaf de telefoon.
Zo loopt het straks
- Stap afgerond
- Status bijgewerkt
- Klant krijgt een update
Wat we bij personeel vaak automatiseren
Uren en papieren op orde, vanzelf
- Uren vanaf de telefoon, direct per project en klaar voor de salarisadministratie.
- Certificaten en contracten melden zichzelf voordat ze verlopen.
- Onboarding met vaste stappen en documenten.
Zo loopt het straks
- Uren ingevuld op de telefoon
- Geboekt op het project
- Klaar voor de salarisadministratie
Wat we bij klanten vaak automatiseren
Klanten die zichzelf helpen
- Een eigen klantportaal met status, documenten en facturen.
- Vragen en aanvragen komen als taak binnen bij de juiste persoon.
- Klanten regelen zelf wat ze zelf kunnen regelen.
Zo loopt het straks
- Klant stelt een vraag
- Taak bij de juiste persoon
- Status zichtbaar in het portaal
Wat we bij materiaal vaak automatiseren
Weten wat waar is
- Voorraad en bestellingen gekoppeld aan projecten.
- Keuringen en onderhoud plannen zichzelf in.
- Altijd zien wie wat heeft en wanneer het terug moet.
Zo loopt het straks
- Keuring verloopt bijna
- Afspraak ingepland
- Seintje naar de verantwoordelijke
Wat we bij cijfers vaak automatiseren
Sturen op vandaag, niet op vorige maand
- Een dashboard met omzet, marge en uren van vandaag.
- Een weekrapportage die zichzelf opmaakt en verstuurt.
- Een seintje als iets afwijkt, in plaats van achteraf schrikken.
Zo loopt het straks
- Maandag 07:00
- Weekrapportage opgemaakt
- In je mailbox
Staat jouw proces er niet tussen? Juist dan willen we ernaar kijken.
Van aanvraag tot factuur
Hetzelfde werk, zonder het overtypen
Een veelvoorkomend proces bij onze klanten, eerst op de oude en dan op de nieuwe manier. De weergave wisselt vanzelf. Klik om zelf te kiezen.
Aanvraag
- Mail lezen en overtypen in Excel
- Kijken of de klant al bestaat
- Formulier maakt klant en aanvraag direct aan
Offerte
- Word-sjabloon invullen
- PDF maken en mailen
- Offerte uit het portaal, met één klik verstuurd
Akkoord
- Nabellen of de klant al reageerde
- Status bijwerken in Excel
- Klant gaat online akkoord, status past zich aan
Planning
- Agenda’s naast elkaar leggen
- Monteur bellen of appen
- Klus staat in de planning én op de telefoon van de monteur
Factuur
- Uren van werkbonnen verzamelen
- Factuur overtypen in de boekhouding
- Factuur klaargezet met uren van de werkbon
- Jij controleert en verstuurt
Voorbeeldproces. In de analyse op locatie brengen we jouw eigen stappen zo in kaart.
Wat je krijgt
Wat er aan het eind staat
Een traject levert altijd deze vier dingen op, in deze volgorde, omdat elke stap op de vorige leunt.
Zo verloopt zo’n traject- 1
Het systeem
Je centrale administratie in Airtable, ingericht op jouw proces, gevuld met je bestaande gegevens.
- 2
De automatiseringen
De handelingen die eromheen zaten, uitgevoerd door het systeem in plaats van door je mensen. Gebouwd in Make en gekoppeld aan je bestaande software.
- 3
Het portaal
De omgeving waarin je klanten, medewerkers of onderaannemers hun eigen deel zien, in jouw huisstijl.
- 4
De overdracht
Uitleg, documentatie en een team dat ermee kan werken. Geen afhankelijkheid die we in stand houden.
Klein beginnen
Je hoeft niet alles tegelijk aan te pakken
We beginnen bij het proces dat nu de meeste tijd en ergernis kost. Draait dat goed, dan bouwen we stap voor stap verder. Kies waar het bij jou knelt en zie waar wij zouden beginnen.
Eerst één plek voor klanten en offertes, zodat niets meer tussen mail en Excel blijft hangen. Daarna sluiten planning en facturatie aan op dezelfde gegevens.
Voorbeeld. Welke stap eerst komt, bepalen we samen na het meelopen.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Vertel eens hoe het bij jullie loopt
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]